MÓDULO DE COTIZACIONES

CONFIGURAR MÓDULO

Una vez adquirido el módulo de cotizaciones, lo que se debe de realizar es activar el artículo.

Para esto, dentro de tu menú, dirígete a Tienda– Mis artículos– Módulos, selecciona Cotizaciones.

Se estará visualizando el menú de configuración. El artículo debe de estar activado para poder hacer uso de él.

Las configuraciones que se pueden realizar son:

Color de plantilla
Cargar un logotipo
Eslogan
Usar dirección de la sucursal o ingresar una distinta
Dirección de emisión
Vigencia de la cotización

Las configuraciones que se pueden realizar son:

Detalles
Consideraciones Finales
Mensaje Final
Timbrado automático cuando el cliente acepta la cotización

NUEVA SERIE

Una ves que se haya activado y configurado el módulo de cotizaciones, procedemos a generar una serie la cual nos ayudará para llevar el control interno sobre las cotizaciones elaboradas, este folio de cotización será independiente al folio de facturación. Para ello:

Primero debes de ir al apartado ADMINISTRACIÓN y seleccionar EMISORES.
Da doble clic en el nombre de tu empresa para que se despliegue la sucursal y de igual manera da doble clic para que se desplieguen las series.
Da clic derecho encima de cualquiera de tus series y selecciona la opción NUEVA SERIE.

Casilla de Serie: Escribe la letra que quiera, que no sea igual a la serie que tenga registrada previamente.
Casilla Folio inicial: Puedes dejar el número 1.
Casilla Folio Final: Escribe un número grande como 5000 o 10000.
Casilla Folio actual: Puedes poner el folio con el que deseas que inicie tu factura o un consecutivo.
Tipo de serie: Cotización.

4. Posterior darás clic en finalizar.

5. Posterior continua con la elaboración de la cotización.

ELABORAR COTIZACIÓN

Ingresa al menú de la izquierda de tu pantalla y selecciona el apartado, facturación, posterior selecciona cotizaciones y después nueva cotización.

En caso de contar con más de un emisor registrado en la cuenta. Verifica que el emisor seleccionado del lado derecho en la parte superior sea el correcto para tu nueva cotización.

Selecciona cada uno de los conceptos que deseas incluir, colocando una pequeña descripción o bien, desplegando las opciones dando clic en el botón de la flecha hacia abajo, recuerda que deben estar cargados previamente en el catálogo.

Seleccione la cantidad que deseas agregar al concepto seleccionado.

Continua con el receptor de la cotización, ingresando el nombre sobre el apartado «Receptor» o bien con la tecla de flecha hacia abajo.

Podrás registrar en el apartado detalle, consideraciones finales, y mensaje final, así como personalizar el formato del texto en cada apartado. Recuerda fijar la fecha de vencimiento de tu cotización desde el botón vigencia.

Confirma si la fecha de vencimiento en la requerida y procede a guardar.

Si su cotización está correcta, puede seleccionar guardar en la parte inferior y posterior confirma el guardado.

En la siguiente imagen podrás enviar al correo de tu cliente la cotización dando clic sobre el botón «Enviar» o también enviarlo a otro correo dando clic en las pestañas que se encuentran en la parte inferior del mismo botón.

Ejemplo de como se visualiza en PDF la cotización

VISUALIZAR COTIZACIÓN

Posteriormente, el receptor recibirá la cotización en su correo, donde deberá de dar clic en el link «Ver cotización» y colocar su RFC para poder visualizarla

Una vez ingresando al link se abrirá la siguiente ventana, donde el receptor deberá de colocar su RFC y dar clic en «Entrar».

Dentro de la cotización, el receptor podrá visualizar las siguientes opciones, con las cuales podrá:

Aceptar la cotización.
Rechazar la cotización.
Solicitar modificación.
Ver cotización (visualizar o exportar)

El emisor de la cotización desde su cuenta podrá visualizar las cotizaciones en el apartado de: Facturación, Cotizaciones, y en la parte inferior podrá visualizar el estado de su cotización, así como información general de la misma.

En el botón «Cotización» podrás realizar distintas acciones, como:

Editar datos
Borrar la cotización
Crear una copia
Timbrar la cotización
Cambiar estado: (Pendiente, aceptada, rechazada, vencida)
Cambiar la fecha de vencimiento
Enviar cotización al correo de tu cliente
Enviar a otras direcciones de correo diferentes a la que tiene registrada en su cliente
Visualizar (PDF, XML)
Exportar (XML,PDF)

TIMBRAR COTIZACIÓN

Recuerda que también puedes configurar el timbrado automático, es decir, cuando la cotización es aceptada se podrá generar la factura al mismo tiempo, estableciendo desde configuración, método y forma de pago.

Confirma el timbrado de la factura dando clic en «Si».